¿Qué es el apartado de check-in y cómo se configura?

En este artículo te explicamos todos los pasos para que lleves a cabo un control del acceso a tu evento lo más eficaz y rápido posible.

El módulo de check-in sirve para controlar las entradas y salidas de los asistentes y saber cuál es el aforo de tu evento.

Configuración

En Registro > Check-in > Configuración hay 5 campos modificables en función de tus necesidades:

• Activar check in: ⚠️ IMPORTANTE activarlo para llevar a cabo el check-in⚠️.
• Activar modo Contador: Añadir manualmente asistentes al aforo desde la APP de check-in sin necesidad de estar registrado. Actúa como un clicker digital.
• Usar QR personalizado: Utilizar QR propios, y no los QR que genera y proporciona la plataforma de Meetmaps.
• Activar autoprinting: Imprimir las acreditaciones automáticamente al realizar el check-in.
• Activar check-in por salas: el artículo👉 ¿cómo configurar el check-in por salas?, te explica cómo llevar a cabo esta función. 
• Capacidad máxima: en este apartado, indicas el aforo máximo de tu evento por día.
• Acceso al evento y acceso a las salas: En estos dos campos, tienes dos opciones:
  • Sin restricciones: Se puede escanear el mismo QR las veces que sea sin necesidad de hacer check-out.
  • Sólo una entrada al mismo tiempo: Sólo se puede utilizar el QR de cada asistente una vez. Solo si hay check-out posterior, se puede volver a escanear.  
• Permitir check-in en sesión sin necesidad de hacer check-in general previamente: Realizar un check-in de las sesiones en concreto, sin la necesidad de escanear el código QR a la entrada del evento.

En la parte derecha se encuentran los lectores📲.

Sirven para acceder a la app de Check-in con los dispositivos que van a escanear los códigos QR del evento (por ejemplo, las azafatas de control de acceso).

Al crear un lector, te proporciona un usuario y una contraseña que se deben acceder a la app de check-in.

A partir de aquí, sigue la Guía de la App de Check-in 📲, para poder ejecutar el control de acceso de tu evento.

Métricas del evento📊

Para el día del evento y para el post evento, encontramos el apartado de Control de acceso, donde tenemos las diferentes métricas del evento.

• Asistentes registrados: Número de personas que se han registrado para el evento. Los invitados que aún no se han registrado, no cuentan para esta métrica.
• Asistentes presentados: Número de asistentes que han escaneado su código QR.
• Asistencia al evento: Porcentaje % de asistentes que se han presentado al evento respecto al total de registrados.
• Aforo actual del evento: Número de asistentes que se encuentran en esos momentos en el evento. Resultado de los check in menos los check out.

• Asistencia al evento: Especifica el día y el número de asistentes que se han escaneado. 

• Aforo actual por salas: Número de asistentes que se encuentran en ese momento en cada sala.

• Asistencia a las sesiones: Número de personas que han accedido a cada sesión.

• Asistencia al evento por rol: Número de asistentes que han accedido al evento de cada rol. En el artículo👉¿Cómo vincular un rol a un asistente? te contamos como crear los roles y asignarlos a los asistentes.

• Asistentes con impresión on-site: En caso de utilizar impresión on-site de las acreditaciones, puedes ver esta métrica.

Finalmente, en la parte superior derecha, tenemos tres opciones:

• Reiniciar contador: para que el contador/clicker se ponga a 0.
• Checkout completo: para realizar un check-out de todos los asistentes del evento. Puede ser tanto del acceso general o de las salas.

• Panel de acceso: Para la gestión on-site de los asistentes, en el artículo👉 ¿Cómo funciona el panel de accesos? te explicamos detalladamente cómo funciona. 

Si tu evento cuenta con diferentes salas, también puedes realizar el check-in por salas👉¿Cómo configurar el check-in por salas?