¿Qué es el apartado de check-in y cómo se configura?

En este artículo te explicamos todos los pasos para que lleves a cabo un control del acceso a tu evento lo más eficaz y rápido posible.

El módulo de check-in sirve para controlar las entradas y salidas de los asistentes y saber cuál es el aforo de tu evento.

❗RECUERDA❗

Todos los asistentes deben acceder al evento con un código QR.

Existen 3 posibilidades:

  • Enviado un email con el Código QR.

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  • Activando el módulo de Acreditación Digital QR en la App. Para activar los módulos consulta el artículo 👉 ¿Cómo configurar los módulo?. Si aún no tienes acceso a la App, ponte en contacto con el equipo de ventas de Meetmaps.
  • Con un Badge/Acreditación. 👉 Lo puedes crear con la ayuda de la Guía de Badge Builder.

Para configurar este módulo, dirígete al sección de Configuración, en el Panel de Registro, entrando en el apartado de Check-in en el menú lateral izquierdo.

Hay 5 campos modificables en función de tus necesidades:

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  • Activar check in: ⚠️ IMPORTANTE activarlo para llevar a cabo el check-in⚠️.
  • Activar modo Contador: Añadir manualmente asistentes al aforo desde la APP de check-in sin necesidad de estar registrado. Actúa como un clicker digital.
  • Capacidad máxima: indicas el aforo máximo de tu evento por día.
  • Acceso al evento y acceso a las salas: En estos dos campos, tienes dos opciones:
    • Sin restricciones: Se puede escanear el mismo QR las veces que sea sin necesidad de hacer check-out.
    • Sólo una entrada al mismo tiempo: Sólo se puede utilizar el QR de cada asistente una vez. Solo si hay check-out posterior, se puede volver a escanear.  
  • Permitir check-in sin necesidad de hacer check-in general previamente: Realizar un check-in de las sesiones en concreto, sin la necesidad de escanear el código QR a la entrada del evento.

En la parte derecha se encuentran los lectores📲.

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Sirven para acceder a la app de Check-in con los dispositivos que van a escanear los códigos QR del evento (por ejemplo, las azafatas de control de acceso).

Al crear un lector, te proporciona un usuario y una contraseña que se deben acceder a la app de check-in.

❗❗Es necesario crear un lector para cada dispositivo que se vaya a utilizar.

TIP 💡Los administradores del evento también pueden utilizar la App de check-in para escanear con su email y contraseña, pero tienen que estar como ASISTENTES también.

A partir de aquí, sigue la Guía de la App de Check-in 📲, para poder ejecutar el control de acceso de tu evento.

Métricas del evento📊

Para el día del evento y para el post evento, encontramos el apartado de Control de acceso, donde tenemos las diferentes métricas del evento.

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  • Asistentes registrados: Número de personas que se han registrado para el evento. Los invitados que aún no se han registrado, no cuentan para esta métrica.
  • Asistentes presentados: Número de asistentes que han escaneado su código QR.
  • Asistencia al evento: Porcentaje % de asistentes que se han presentado al evento respecto al total de registrados.
  • Aforo actual del evento: Número de asistentes que se encuentran en esos momentos en el evento. Resultado de los check in menos los check out.

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  • Asistencia al evento: Especifica el día y el número de asistentes que se han escaneado. 

📢 Puedes exportar dos listados en este apartado:

  • Lista de presentados: Primer check in de cada asistente presentado al evento.
  • Historial de accesos al evento: Todas las veces que se ha escaneado un qr y la hora. 

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  • Aforo actual por salas: Número de asistentes que se encuentran en ese momento en cada sala.

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  • Asistencia a las sesiones: Número de personas que han accedido a cada sesión.

📢 En este apartado puedes exportar el historial de accesos a las salas. 

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  • Asistencia al evento por rol: Número de asistentes que han accedido al evento de cada rol. En el artículo👉¿Cómo vincular un rol a un asistente? te contamos como crear los roles y asignarlos a los asistentes.

Importante

La propiedad que utilices como rol, tenga el switch de Acreditación activado. 

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  • Asistentes con impresión on-site: En caso de utilizar impresión on-site de las acreditaciones, puedes ver esta métrica.

Finalmente, en la parte superior derecha, tenemos tres opciones:

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  • Reiniciar contador: para que el contador/clicker se ponga a 0.
  • Checkout completo: para realizar un check-out de todos los asistentes del evento. Puede ser tanto del acceso general o de las salas.

TIP💡 En caso de ser un evento de más de un día, recomendamos hacer check-out completo al final de cada jornada.

📲Si quieres acceder a funciones pro como check-in por salas, validación manual de asistentes, QR personalizado o activar auto-printing, contacta con el equipo de Meetmaps.