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Si tienes un evento que cuenta con sesiones en diversas salas, la App de Check-in también te permite tenerlas todas controladas.
La App Check-in Meetmaps, además de gestionar el acceso y el aforo general del evento, también te permite gestionar los accesos y aforo de las salas. Podrás obtener métricas específicas de cada una de ellas y también dispondrás de un listado actualizado que muestra los asistentes que han accedido.
Pasos a seguir en la configuración del Check-in por salas
1. Si aún no tienes creadas las salas, primero debes crearlas en el apartado agenda🗒️ y vincular las sesiones a cada una de las salas creadas.
El artículo👉¿Cómo se configura la agenda por salas? te enseña paso a paso la configuración de este apartado.
⏪ Para recapitular, el artículo 👉¿Qué es el apartado de check-in y cómo se configura? te explica todos los pasos iniciales en la configuración del apartado de Check-in.
⚠️Ten en cuenta que el switch de Activar check-in por salas debe estar activado.
Y la Guía de la App de Check-in te muestra cómo funciona la App y cómo se realiza el check-in.
2. Después de tener las salas configuradas, inicia sesión en la App de Check-in y elige el evento con el cuál vas a llevar a cabo el Check-in.
3. Dirígete al apartado de "Salas/Rooms" y elige la sesión de la sala en la que quieres hacer el check-in.
4. Una vez elegida la sesión de la sala que quieres escanear, te va a aparecer una pantalla como la del evento general pero con la sala en la parte superior.
Si haces click en el botón redondo negro 🔘 al pie de la pantalla se abrirá la cámara de tu dispositivo móvil para poder escanear los códigos QR. También puedes buscar manualmente por nombre y apellido.
NOTA 🗒️:
- saldrán todos los asistentes al evento y, en amarillo 🌕, los que están registrados en esta sala / sesión tipo taller.
- Cada vez que finalice una sesión, deberás cambiarla manualmente por la siguiente sesión.
A partir de aquí, sigue la Guía de la App de Check-in para saber cómo cambiar al modo check-out o acreditar manualmente.
IMPORTANTE ❗
¿Qué ocurre si tienes check-in por salas y asignas salas a sesiones de agenda tipo taller, con límite de registrados?
Vamos a poner un ejemplo para que se entienda mejor.
- Creamos una sesión tipo taller de 30 participantes máximo: "Taller de manipulación AI".
+ info 👉 ¿Qué son las sesiones de agenda tipo Taller y como funcionan? - Creamos la Sala A con un aforo de 20 asistentes.
- Asigno a la sesión de agenda "Taller de manipulación AI" la Sala A.
En este caso:
- se pueden registrar 30 personas al "Taller de manipulación AI".
- al hacer check-in en la Sala A solo podrán entrar los primeros 20 asistentes o con aforo de 20 (si hay check-out). La App de check-in dará error ya que el foro máximo de la Sala A es 20.
EXPORTS 🔢 : Puedes exportar la lista de presentados en cada sesión con: lector, fecha, hora, si es In o Out, Sala, sesión, nombre y email del asistente.
