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Si tienes un evento que cuenta con sesiones en diversas salas, la App de Check-in también te permite tenerlas todas controladas
Disponible para las licencias:
Access Enterprise
Suite Enterprise
Con la App Check-in Meetmaps podrás gestionar el acceso y el aforo general del evento, así como los accesos y aforo de las salas. Podrás obtener métricas específicas de cada una de ellas y también dispondrás de un listado actualizado que muestra los asistentes que han accedido.
Configuración
Si aún no tienes creadas las salas, primero debes crearlas en App & Web > Agenda y vincular las sesiones a cada una de las salas creadas.
La sección de Salas del artículo👉¿Qué es el apartado Agenda? enseña paso a paso la configuración de este apartado.
NOTA🗒️: El artículo 👉¿Qué es el apartado Check-in? explica todos los pasos iniciales de la configuración del apartado de check-in.
⚠️Ten en cuenta que el switch de Activar check-in por salas debe estar activado.
La Guía de la App de Check-in te muestra cómo funciona la App y cómo se realiza el check-in general.
Funcionamiento de la App de check-in
1. Inicia sesión en la App de Check-in y elige el evento con el cual vas a llevar a cabo el Check-in.
2. En el apartado "Salas" elige la sesión de la sala en la que quieres hacer el check-in.
3. Los asistentes con el estado gris no están registrados en la sala. Los asistentes con el estado amarillo sí están registrados en esa sala. Es posible filtrar el listado al hacer clic en Todos o Registrados.
4. Haz clic en el botón redondo negro 🔘 para abrir la cámara y empezar a escanear los códigos QR. Haz click en el botón redondo verde para cambiar a modo check-out💛También se puede hacer manualmente deslizando hacia la derecha:
IMPORTANTE❗ Si en lugar de deslizar hacia la derecha, pulsas encima del asistente, te aparecerá esta otra pantalla, y estarías haciendo el check-in general al evento, NO en la sala.
NOTA 🗒️: Para registrar a un asistente que no estaba inscrito en la sala, pero sí en la lista de asistentes, desliza su fila hacia la izquierda y haz clic en el icono 👤+ azul. Su estado pasará de gris a amarillo.
Para registrar a un asistente que no está inscrito en la sala, ni en la lista de asistentes, primero agrega al asistente haciendo click en el icono de 👤+, y luego en la sala como se detalla arriba.
IMPORTANTE ❗Si las sesiones de la agenda tienen itinerarios colocados, para realizar el proceso de inscripción mencionado arriba, activa el botón de "Ignorar itinerario para check-in a la sesión".
5. Cuando finalice una sesión, debes cambiarla manualmente por la siguiente sesión.
6. A partir de aquí, sigue la Guía de la App de Check-in para saber cómo cambiar al modo check-out o acreditar manualmente.
IMPORTANTE ❗
¿Qué ocurre si tienes check-in por salas y asignas salas a sesiones de agenda tipo taller, con límite de registrados?
Vamos a poner un ejemplo para que se entienda mejor.
- Creamos una sesión tipo taller de 30 participantes máximo: "Taller de manipulación AI".
+ info 👉 ¿Qué son las sesiones de agenda tipo Taller y como funcionan? - Creamos la Sala A con un aforo de 20 asistentes.
- Asigno a la sesión de agenda "Taller de manipulación AI" la Sala A.
En este caso:
- se pueden registrar 30 personas al "Taller de manipulación AI".
- al hacer check-in en la Sala A solo podrán entrar los primeros 20 asistentes o con aforo de 20 (si hay check-out). La App de check-in dará error ya que el foro máximo de la Sala A es 20.
EXPORTS 🔢 : Puedes exportar la lista de presentados y el historial de accesos en cada sesión con: lector, fecha, hora, si es In o Out, Sala, sesión, nombre y email del asistente.
