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¿Necesitas una herramienta que te permita controlar el aforo del evento y, con la que además puedas tener las métricas actualizadas a cada momento y al alcance de la mano? Si es así, la app de Check-in de Meetmaps te interesa
La app Check-in Meetmaps permite gestionar el acceso a un evento y, a la vez, crea un listado actualizado que muestra aquellos asistentes que se han presentado al evento ✔️y aquellos que aún no ❌. Estos datos se actualizan instantáneamente brindándote información segura al momento.
La app Check-in Meetmaps está disponible tanto para iOS (a partir de la versión 11.0, inclusive) como para Android (a partir de la versión 5.0, inclusive) y es totalmente gratuita.
En este video tutorial te mostramos cómo puedes usar nuestra App de Check-in para poder llevar a cabo el control de acceso de tu evento
¿Cómo funciona la app Check-in Meetmaps?
Cuando accedes a la app Check-in Meetmaps, introduciendo el usuario y contraseña, aparecen todos los eventos en los que eres administrador o lector externo habilitado 👇 ¿Quiénes pueden gestionar la app Check-in Meetmaps?. Solo debes elegir el evento concreto donde vayas a realizar el control de acceso, o utilizar el buscador para localizarlo rápidamente:
Al acceder al evento, encontrarás el listado de asistentes que actualmente están registrados. Si haces click en el botón redondo negro 🔘 al pie de la pantalla se abrirá la cámara de tu dispositivo móvil para poder escanear los códigos QR.
RECUERDA 📢 : deberás haber enviado a los asistentes su código QR personal por email, o haber activado el módulo Acreditación Digital QR para que esté disponible desde los dispositivos móviles de los asistentes del evento 👉 ¿Cómo hacer visible un módulo?
Si el código QR del asistente escaneado con la app Check-in Meetmaps es correcto y tiene acceso a ese evento en particular, la pantalla se volverá de color verde 💚 y mostrará un texto dando la bienvenida al asistente, indicando que ese asistente ha hecho el acceso o "IN". Si no lo tiene, se volverá de color rojo 🔴, indicando que el asistente no tiene permiso para participar y acceder a la sala.
La app de Check-in Meetmaps permite hacer el control del acceso ➡️ al recinto, pero también el de la salida ⬅️. Para poder escanear los QR de los asistentes y marcar su salida del evento tan solo hay que hacer click en el mismo botón 🔘 para abrir la cámara del dispositivo desde el listado de asistentes registrados y, después, hacer click en el botón verde "IN". Al hacerlo se abrirá un pop-up que pregunta ¿Quieres pasar al modo OUT ⬅️? y así pasar al modo out, el modo que registra la salida del recinto.
TIP 💡: quizás te parezca una obviedad, pero la idea es tener ya registrada la entrada del asistente al recinto para así registrar su salida luego 😜.
Podría suceder que un usuario registrado en el evento no encuentra o no puede presentar el QR en el acceso. De ser así, se le puede acreditar manualmente desde la misma app Check-in Meetmaps, sigue leyendo 👇.
Haciendo click en la flecha en la parte superior izquierda ⬅️ de la pantalla desde el modo "cámara 🔘" se puede volver al listado de asistentes. Allí podrás buscar asistentes con el buscador 🔍 . Una vez localizado, deslizando el dedo sobre el nombre del asistente hacia la derecha aparecerán un botón verde IN ➡️ y uno amarillo OUT ⬅️. Si se hace clic en el verde se valida al asistente y registra su acceso.
También puedes añadir un asistente que no está en la base de datos de manera manual desde el símbolo 👤en la parte superior derecha. Se abrirá un formulario con los campos que creáis imprescindibles para rellenar. Podéis poner campos obligatorios (que se destacan con un *) y campos opcionales.
Los dos últimos campos obligatorios hacen referencia a:
- Marcar como: dependiendo de si registras al asistente cuando ya ha llegado al evento o si lo registras desde la aplicación previo a su llegada.
- Presentado: una vez Acreditado, se le hará automáticamente el check-in al evento.
- No presentado: se registrará y aparecerá en el listado, pero mantendrá el estado de ausente. Una vez llegue al evento, se le podrá imprimir el badge o hacer el check-in manualmente.
- Impresión on-site: dependiendo de si queremos activar la impresión del badge en el evento o si no tenemos este servicio, seleccionaremos una opción u otra.
¡Hay más! 😍La app de Check-in Meetmaps también permite tener métricas actualizadas a todo momento.
Arriba a la derecha encontrarás un botón de gráficos 📊; al hacer click allí se desplegarán unas métricas que incluyen:
- Número de asistentes del evento
- Porcentaje de asistencia
- Número de asistentes presentados
- Hora punta de accesos
- Resumen de asistencia
- Control de aforo
IMPORTANTE ❗: en caso de haber más de un dispositivo escaneando los accesos y las salidas tal vez algunos datos tarden un poco en actualizarse automáticamente. Te recomendamos actualizar los datos manualmente en cada uno de ellos para mantener la información lo más certera posible, minuto a minuto.
Para hacerlo, haz click en el botón Menú > Update data.
La app Check-in Meetmaps no solo te permite controlar el aforo en tu evento sino también hacer seguimiento de la asistencia en tiempo real. Como si fuera poco su uso es muy sencillo e intuitivo, ¿te apuntas ➡️?
💡Si quieres llevar tu evento a otro nivel, prueba a configurar las diferentes salas de tu evento y realizar el check-in en cada una de ellas 👉¿Cómo configurar el check-in por salas?, te ayudará.