¿Qué significa el momento del envío de los emails automáticos?

A través de esta configuración decidirás qué email se envía cuando el usuario u organizador haga una acción con la plataforma

Los emails automáticos son emails que están pensados para que se envíen de forma automática al realizar una acción por parte del organizador o usuario (¿Qué son los emails automáticos?)

En función de la licencia que tengas contratada, tendrás una opciones activadas u otras. 

A continuación te detallamos todas las opciones disponibles en el apartado Emails del menú lateral izquierdo: 


🎯 Escogerás esta opción si has realizado el registro de asistentes de forma externa a Meetmaps. 

💡Recomendamos que el email que vincules sea el email donde envías las claves de acceso y el link de acceso al evento virtual y/o descarga de la app, y en caso de un evento presencial la entrada o acreditación.  


  • Al importar invitados: significa que se envíe un email cuando hagas una importación de invitados desde el apartado Lista de Asistentes.

🎯  Escogerás esta opción si quieres que le llegue un email a tus invitados para animarlos a registrarse al formulario de registro.
💡 Recomendamos que el email que vincules lleve el link al formulario de registro y detalle de forma clara la fecha del evento, horario y  formato (evento presencial, virtual o híbrido).

  • Al registrar manualmente: significa que se envíe un email cada vez que registras un usuario directamente en la base de datos, sin que éste haya pasado por el formulario de registro. (¿Cómo registrar manualmente un usuario?)


🎯 Escogerás esta opción si quieres tener la posibilidad de registrar rápidamente un usuario y que le llegue el mismo email que si se registrar por formulario o lo hubieses importado.
💡Recomendamos que tengas el mismo mail configurado que tienes en el momento "Al importar" o "Al inscribirse al formulario"

  • Al invitar manualmente: significa que se envíe un email al introducir directamente un usuario como invitado en Lista de Asistentes (sin pasar por importación de BBDD).

🎯  Escogerás esta opción si quieres tener la posibilidad de subir un invitado rápidamente un usuario y que le llegue el mismo email que si lo hubieses importado. 
💡 Recomendamos que tengas el mismo mail configurado que tienes en el momento "Al importar" o "Al inscribirse al formulario"

  • Al inscribirse al formulario: significa que se envíe un email cuando un usuario haya completado el formulario de registro.

IMPORTANTE: Esta opción la tienes que configurar obligatoriamente si utilizas formulario de registro en tu evento.

  • Al aceptar una solicitud: el formulario de registro se puede configurar para que haya una persona de la organización que acepte o rechace las solicitudes de inscripción. Esta opción está pensada para que se envíe un email cuando hayas validado su inscripción.

IMPORTANTE: Esta opción la tienes que configurar obligatoriamente si utilizas formulario de registro con validación de asistentes, ya que es la forma que tendrás para notificar que un usuario ha sido aceptado y por tanto está registrado al evento.

  • Al rechazar una solicitud: esta opción está pensada para que se envíe un email cuando hayas rechazado una solicitud de inscripción de un asistente al evento.

💡 Recomendamos el uso de esta opción y así evitar que los usuarios estén confundidos y no sepan si están finalmente registrados al evento o no.

  • Al sincronizar con Eventbrite: si gestionas la venta de entradas de tu evento en Eventbrite, es posible sincronizar la base de datos de los asistentes y migrarla a tu evento en Meetmaps. Cuando configuras este momento de envío, al activar la sincronización, los asistentes actuales en la base de datos de Eventbrite migrarán y recibirán el email automático que asocies. Este email también lo recibirán los nuevos registrados en Eventbrite, una vez hayamos activado la sincronización. Para saber más sobre este proceso consulta el artículo ¿Cómo sincronizar la venta de entradas de Eventbrite?

  • Al registrar por API: similar al caso anterior, cuando registres a los asistentes de tu evento mediante API, también podrás asociar que reciban un email automático.

  • Al vincular un admin de expositor: si tienes contratados los expositores Premium, al momento de vincular un administrador al stand podrás asociar la acción para que éste reciba un email automático. Para ello, debes dirigirte al apartado del menú lateral Expositores, y elegir, en el desplegable del stand creado, al asistente que será el administrador de dicho stand. Al hacerlo, aparecerán 2 opciones: "Vincular" y "Vincular y enviar email". Escoge la opción la segunda opción "Vincular y enviar email" para que se envíe automáticamente el email que hayas asociado en el momento de envío "Al vincular un admin de expositor".

🎯 Escoge esta opción si quieres darle acceso a los administradores de stand a su portal del expositor para que puedan volcar su contenido y no tengas que hacerlo tú.

RECUERDA 📢:  Asegúrate que el email que vinculas al momento de envío "Al vincular un admin en expositor", contenga las variables portal_url, user_email y user_pass en el email que hayas creado para asociar. Con esta configuración, los administradores recibirán las credenciales de acceso y el enlace del panel de su propio stand.

  • Al aceptar un abstract: aquellos pósters que hayan registrado sus proyectos en el evento deberán ser validados por los organizadores para hacerlos visibles. Puedes crear una respuesta automática confirmando la aceptación de la presentación a los autores configurando un email y vinculándolo a este momento de envío.

🎯 Escoge esta opción cuando tengas un evento con abstracts

  • Al rechazar un abstract: similar al anterior, pero para el caso de rechazar la presentación.

🎯 Escoge esta opción cuando tengas un evento con abstracts

Vincular el email automático al momento de envío

El email que se enviará será el que tengas vinculado al lado del momento del envío y podrás escoger a través de un desplegable entre los distintos correos que tengas creados en el apartado Mis emails

Si tienes dudas sobre cómo configurar un email automático, no te pierdas este artículo. 

Si quieres saber más sobre qué son los emails automáticos, consulta este artículo.