-1.png?height=120&name=BLAU__EMBLEMA%20PRINCIPAL%20SENSE%20ESLOGAN%20(1)-1.png)
Descubre como importar tu base de datos de asistentes -invitados o registrados- de una forma muy fácil y rápida
Para importar asistentes de forma masiva, puedes hacerlo llevando a cabo los siguientes pasos:
- Ve a la lista de asistentes > a la opción Importar > "Importar registrados" o "Invitar a personas a registrarse".
Si quieres saber la diferencia entre el estado "Registrado" y "Invitado":
¿Qué estatus puede tener un asistente en un evento virtual?
2. Una vez realizado el paso anterior, aparecerá una pantalla llamada "Importar Lista de Asistentes [1/3]", en la que se mencionan los pasos a seguir para importar tus asistentes.
3. El PRIMER PASO a seguir es "Descargar la plantilla", al hacer clic verás dos opciones de descarga, "Descargar en formato .xslx" o "Descargar en formato .csv". Descarga la opción con la que te sientas más cómodo, teniendo en cuenta que para subirla más tarde, tendrás que hacerlo en .csv formato.
Las propiedades a importar en la plantilla son las definidas en la sección Propiedades > importar.
+ info 👉¿Qué puedo hacer en la pestaña "Importar" del módulo de propiedades?
4. Cuando hayas descargado la plantilla, añade en ella la información que consideres más relevante sobre tus asistentes copiando tu base de datos original.
NOTA 🗒️ : Para las propiedades de selección única y selección múltiple, debe ingresar el ID de variable en Excel.
IMPORTANTE ❗: No cambie el orden de las columnas de la plantilla, elimine o modifique los títulos de los encabezados.
Los campos a importar se pueden definir en la sección "Propiedades", pestaña "Importar".
También es importante tener en cuenta que cada asistenta debe tener un correo electrónico 🙋 único.
TIP💡: Como recomendación, te sugerimos que subas la plantilla a Drive y utilices Google Sheets para gestionarla y rellenar los datos desde allí.
- Editor de hojas de cálculo en línea para Google Drive / Docs
Si es posible, evite usar Microsoft Excel, ya que puede tener problemas para formatear y codificar la información y no permitirá que la plataforma importe la lista correctamente.
5. Exporte el documento en formato .csv (UTF-8), para que pueda cargarlo en su software de gestión de eventos utilizando el botón "Cargar archivo (.csv)".
6. Posteriormente, aparecerá la ventana "Importar asistentes [2/3]".
Aquí puedes ver los asistentes que se crearán desde cero, es decir, que no están en el evento. Y los asistentes que serán editados, es decir, aquellos asistentes que ya están en el evento, pero que tienen datos adicionales o modificados.
En la pantalla también encontrarás dos pestañas:
"Asistentes a importar", donde verás todos los usuarios que la plataforma ha reconocido correctamente y están listos para importar.
Si hay un error, aparecerá una segunda pestaña llamada "Asistentes con un error". Aquí podrás ver todos los usuarios que la plataforma no reconoció junto con el motivo del error.
De esta manera siempre tendrás control sobre los usuarios que estás importando y los que no están siendo reconocidos, permitiéndote corregirlos en tu base de datos y reiniciar el proceso si es necesario. Cuando haya verificado que el contenido se ha ingresado correctamente, simplemente haga clic en el botón "Continuar".
NOTA 📃 : Si ya ha realizado una importación de base de datos en la plataforma y necesita realizar una segunda importación para incluir nuevos registrantes, le recomendamos que elimine los usuarios que ya se han agregado a la base de datos de eventos.
Sin embargo, si hay repeticiones, la plataforma detectará automáticamente estos correos electrónicos y te mostrará esta información en la pestaña "Los asistentes serán editados".
Te indicará que estos usuarios ya están registrados en la plataforma, lo que te permitirá mantener un control claro sobre los datos que estás importando. De esta manera, puede agregar nuevos registros sin duplicar la información ingresada anteriormente.
TIP 💡: En este paso, siempre tendrás un contador visible del número de asistentes que estás importando, para que puedas comprobar que coincide con el número de asistentes que se supone que debes importar.
8. Finalmente, aparecerá otro documento llamado "Importar lista de asistentes [3/3]", en este segmento no tienes que rellenar su contenido, haz clic en el botón "Importar" para finalizar el proceso de importación.
Una vez finalizado el proceso de importación, los usuarios importados aparecerán en la sección Lista de asistentes con el estado Registrado o Invitado (según la opción de importación del paso 1).
NOTA 🗒️ Existen dos correos automáticos vinculados a la importación masiva de asistentes a configurar, dependiendo de si son INVITADOS o REGISTRADOS:
Al importar asistentes registrados
Al importar asistentes invitados
Si quieres saber cómo añadir un asistente/usuario manualmente (1 a 1)👉 ¿Cómo registrar manualmente a un asistente?
¡Enhorabuena, ya tienes tu lista de asistentes importada a tu evento virtual🚀!