¿Cómo se crean las reuniones en expositores?

Descubre como crear sesiones de reuniones 1to1 entre expositores/stands (premium) y asistentes

Si has contratado Expositores Premium para tu evento, podrás crear sesiones de Matchmaking para organizar videollamadas entre los asistentes y los administradores de los stands.

Sigue estos pasos; verás que es muy sencillo darle un boost ⚡ a los stands de tu evento con esta herramienta:

1. Dirígete al Panel de Meetings 1to1 (puedes consultar la diferencia entre los distintos paneles en este artículo: ¿Cuáles son los 3 tipos de dashboard?).

2. Dentro del apartado "Resumen de Reuniones" del menú lateral, haz click en el botón "Crear sesión".

3. Al hacerlo, se abrirá un pop-up con 2 opciones: escoge "Stands" para hacer la configuración de reuniones dentro de los expositores.

4. Entonces, se abrirá otro pop-up para empezar a configurar la sesión: ¡allá vamos!💪

Campos a configurar > pestaña Información de la sesión:

Nombre: con este nombre se identificarán las reuniones en stands. Ten en cuenta que será visible desde la pestaña "Agenda" del evento.
Fecha, hora de inicio - 🕑 - hora de fin de la sesión.
Duración de cada reunión ⏳: todas las reuniones que se crearán dentro del tiempo de sesión que hayas marcado en el punto anterior, tendrán la misma duración entre sí.
Anfitriones 🛡️: por defecto, los anfitriones de las reuniones serán los administradores de stands.

RECUERDA 💡: los administradores de stands serán aquellos representantes que se encuentren registrados en la Lista de Asistentes y que hayas vinculado en cada expositor en el apartado Expositores.

Solicitantes 👋: puedes escoger que algún rol específico (previamente creado en el apartado Propiedades), tenga la opción de solicitar reuniones en los stands, o que cualquier asistente pueda hacerlo, en cuyo caso elegirás la opción "Todos" del desplegable. De esta forma, todos los asistentes registrados en tu evento podrían solicitar reuniones a los administradores de stands.

Nº de reuniones 🔢: hace referencia a la cantidad máxima de reuniones que se podrán aceptar y solicitar entre anfitriones y solicitantes.
Tiempo de pausa 😴 entre reunión y reunión (opcional): si deseas conceder algún tiempo de descanso entre reunión y reunión, deberás activar esta variable e indicar los minutos específicos de duración de esta pausa.
Reuniones por videollamada 💻: no olvides activar esta opción para generar las videollamadas en las reuniones.

Campos a configurar > pestaña Configuración de usuario:

6ES

Al activar los 3 campos facilitará al asistente gestionar sus distintas reuniones dentro del evento:

Activa la sección "Solicitar reuniones".
Activa la sección "Mis peticiones" para gestionar peticiones de reunión.
Activa la sección "Mi agenda de reuniones".

5. Por último, haz click en el botón "Crear sesión".

IMPORTANTE 📢 : una vez creada la sesión, podrás editar todos los switches y campos, menos: la fecha, hora de inicio y hora de fin de la sesión, y los solicitantes. Si necesitas empezar de nuevo, no te desanimes: elimina 🗑️ la sesión y vuelve a crearla.

NOTA 🗒️: hay tres emails automáticos ligados a los Meetings 1to1 con expositores (y al módulo de Meetings 1to1 -entre asistentes-):

Al solicitar una reunión
Al modificar una reunión
Al rechazar una reunió

ASIGNACIÓN DE MESAS

Te en cuenta que opcionalmente también puedes asignar una mesa concreta a un asistente (miembros del stand):

1es-Jan-25-2024-12-24-47-4744-PM

¡Listo! 🚀Te habíamos dicho que era fácil, ya has creado la sesión para que los administradores de expositores puedan recibir solicitudes de reunión dentro de sus stands.

NOTA: las reuniones que soliciten los asistentes se agendarán de forma automática para el representante del stand. Advierte de ello a los administradores para que preparen su mejor sonrisa 😁 reunión tras reunión.

Para saber qué incluyen los stands Premium y cómo se visualizan y gestionan las peticiones de reunión, haz click 👉 aquí.