¿Cómo generar y enviar facturas tras la compra de una entrada?

Aprende qué necesitas para confeccionar una factura y enviarla a los asistentes que compran entradas para participar de tu evento

Al momento de completar un formulario de inscripción donde los usuarios adquieran entradas para asistir a tu evento, puedes ofrecerles la opción de recibir la factura correspondiente por su compra. ¿Te preguntas cómo? Sigue leyendo.

Pero antes, repasemos configuraciones útiles 💪:

¿Cómo crear un Formulario de registro?

¿Cómo funciona el apartado Entradas?

¿Cómo confeccionar una factura?

Desde el Panel de Registro, dirígete al apartado Facturas del menú lateral izquierdo, a la pestaña Configuración. Aquí encontrarás 2 secciones: generales y datos del emisor de la factura.

GENERALES: 

- Permitir solicitar facturas al comprar entrada: es imprescindible que completes, como mínimo, los datos obligatorios del emisor de la factura (ver 👇) para que se habilite la activación de este switch. Al hacerlo, tras la compra de la entrada, el asistente podrá marcar un checkbox solicitando la factura correspondiente. Ten en cuenta que si un asistente no marca este checkbox, la factura no se generará en la plataforma, dado que no cuenta con los datos suficientes de facturación del asistente para emitirla.

- Obligatorio solicitar factura: el usuario tiene que completar todos los campos de la factura.

DATOS DEL EMISOR DE LA FACTURA:

En esta sección, deberás añadir la información del emisor de la factura. Aquellos señalados con un asterisco (*) son campos obligatorios.

• Concepto: recomendamos hacer referencia a la compra de una entrada para acceder al evento, por ejemplo: "Factura inscripción nombre del evento"
• Nombre del emisor
• CIF
• Logo: opcionalmente, puedes añadir el logo para que aparezca en la factura
• Dirección
• Código postal
• Ciudad
• Email: este correo figurará en la factura y servirá como contacto para eventuales consultas de facturación
• Prefijo factura: puedes escoger una numeración genérica, como 001- o 034, o iniciales

¡Ya lo tienes! ¿Qué sigue ahora? Crear el email para su envío 💌.

Email para enviar la factura

Dirígete al apartado Emails del menú lateral, en la pestaña Automáticos, y haz click en el botón "Crear email". Luego de crearlo, asócialo al momento de envío "Al enviar una factura". 

Ponte en sintonía para crearlo en un plis plas 👇:

¿Qué son los emails automáticos?

¿Cómo configurar un email automático?

Simulación del flow de compra de entrada y envío de factura

En el formulario de inscripción, habiendo completado la primera parte de datos personales, en la segunda parte al asistente le aparecerá la opción de solicitar la factura tras la compra. Este checkbox es el que se ha habilitado en Facturas > Configuración > Generales > activar switch Permitir solicitar facturas al comprar entradas 💁.

Al marcar el checkbox "Solicitar factura de compra" se mostrarán nuevos campos a completar con los datos del receptor de la factura.

Fase 1: registro con compra de entrada y generación de factura automático

Una vez se haya completado el registro, los datos del asistente serán visibles en el apartado Lista de Asistentes, como es habitual, pero también se habrá generado un registro en el apartado Facturas, en la pestaña Facturas, con una factura en estado "Generada".

Fase 2: envío de las facturas 

Habiendo creado el email automático con la variable { {user_invoice_url} } y vinculado el momento de envío, podrás enviarlas individualmente una a una haciendo click en el botón 📧 de cada registro.

También tienes la opción de descargarte las facturas individualmente con el botón de descarga ⏬ , en formato .pdf.

Al enviarse, las facturas cambiarán de estado "Generada" a "Enviada".

VISTA DISEÑO DE FACTURA

¿Has solicitado una factura? Revisa tu bandeja de entrada: "tienes un e-mail" 🚀.