Como configurar y gestionar Webinars

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Disponible para las licencias:

 Virtual Venue Pro, Enterprise *

 Suite Pro, Enterprise *

* Con la contratación de minutos Webinars

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Un Webinar (abreviatura de Seminario Web) es una presentación, conferencia o taller formal que se lleva a cabo en línea, permitiendo la conexión de cientos o miles de participantes en tiempo real.

El objetivo principal es compartir contenido educativo o informativo con una audiencia grande, manteniendo un flujo de comunicación organizado y controlado.

Existen tres roles principales con responsabilidades distintas: 

• Panelista: Es el presentador, experto u orador invitado que expone el contenido central del webinar.
• Moderador: Actúa como el anfitrión y director de orquesta del webinar. Es el encargado de guiar el desarrollo de la sesión.
• Asistente:  se registra y accede al webinar para consumir el contenido.

Este artículo está dividido en 2 apartados:

1. Configuración del Webinar y roles de sus participantes
2. Participando en un webinar desde el punto de vista del asistente, como registrado, panelista o moderador

Configuración

Creación de la sesión de agenda Webinar

1. En App & Web > Agenda, crea una nueva sesión de agenda tipo estándar o de taller. En sección de 2.Modalidad, selecciona Virtual > Streaming Meetmaps

Gestión de los roles de participantes

2. En Agenda > Gestión de participantes, haz click en el botón de “Acciones” de la sesión que necesitas y agrega a registrados o panelistas. Es posible agregarlos por rol o individualmente. 

3. Elimina a un asistente al hacer click en "eliminar participante" y filtra el listado por estado del participante (todos, registrados, panelistas) y por moderador (si/no).

Participando en un webinar desde el punto de vista del asistente

El asistente (registrado, panelista o moderador) ingresa al evento Web y al módulo de Agenda. Accede a la sesión del webinar y escribe su nombre.

Permiso de registrado ⚫

Al entrar como asistente registrado, se entra solo como “espectador”. No se puede habilitar cámara o micrófono.

Si el asistente con estado registrado recibe una invitación para ser panelista de parte del moderador, puede aceptar o rechazarla.

Permiso de registrado y moderador 🔵

El asistente moderador tampoco puede habilitar su cámara o micrófono, pero tiene acceso a la pestaña de Panelistas.

El moderador puede cambiar los permisos de los otros asistentes en esta pestaña. Se puede enviar una invitación a un registrado para convertirse en panelista, o cambiar el permiso de un panelista al de un registrado.

Si el moderador invita a un asistente a ser panelista, el estado de dicha invitación permanece en "Pendiente" hasta que el asistente registrado la acepte.

Cuando el registrado acepta o rechaza la invitación de convertirse en panelista, se indica en la parte superior de la pantalla.

• Asistente acepta la invitación

• Asistente rechaza la invitación

Un moderador puede invitar a otro moderador a ser panelista

Permiso de Panelista 🔴

Cuando el panelista entra por primera vez a la sesión, la web pide los permisos para la cámara y micrófono.

Como panelista es posible:

• Activar y desactivar el micrófono y cámara propia y de otros panelistas 👥
• Compartir pantalla
• Destacar a otro panelista 👤
• Ver la lista de asistentes registrados en la sesión 📝
• Editar el nombre de un asistente registrado
• Echar a un registrado o a todos 
• Iniciar “picture in picture” (Continuar viendo mientras navega entre diferentes aplicaciones)
• Ver el diagnóstico de la señal de la reunión 📊
• Preferencias del dispositivo
• Cambiar idioma 🔤
• Colocar efecto de fondo de video
• Otras configuraciones de la cámara y micrófono, ej. reducción de ruido, video panorámico, etc. ⚙️

Si hay un solo panelista 👤

Si hay múltiples panelistas 👥

Si el moderador restablece el permiso del panelista a uno de registrado, aparece una pantalla que indica que ya no es panelista.

Si un panelista es echado por otro panelista, el asistente es echado de la sala de la sesión.

Se pueden activar las Interacciones del Asistente en la sección 3. Configuración de la Sesión al crear o editar la sesión del webinar en el apartado de agenda.