¿Qué son las Meetings 1to1 con preferencias?

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Meetings Enterprise

Suite Enterprise

Las Meetings 1to1 con Preferencias son una opción para que los asistentes simplemente se dediquen a escoger los perfiles de aquellos otros asistentes que les resultan interesantes sin preocuparse por buscar huecos de horarios para enviar las solicitudes de reunión.

La configuración consta de 2 instancias: por un lado la creación de la sesión y por el otro, la gestión de publicación de agendas.

PARTE 1: Configuración

1. En el panel de Meetings > Resumen de sesiones haz click en el botón "Crear sesión" y escoge la opción "Matchmaking".

2. Se abre un pop up para completar los campos de configuración que están divididos en 3 apartados:

Apartado "Información de la sesión"

Nombre: debes asignar un nombre a la sesión. Este nombre es visible para los asistentes, así que procura que sea atractivo 💁.
Duración ⏰ : tiempo de duración de cada slot de reunión.
Fecha de inicio 📅 : fecha en la que tendrá lugar la sesión de Meetings 1to1 estándar de tu evento.
❗No hay una fecha de fin porque para cada día del evento debes crear una sesión diferente.
Hora inicio y hora fin: franja de horas en la que tendrán lugar las reuniones.
Anfitriones: puedes seleccionar uno o varios de los perfiles del desplegable, de manera que solo esos roles sean los anfitriones de la reunión, es decir, estos roles reciben solicitudes de reunión, o escoger la opción preconfigurada "Todos", en cuyo caso todos los asistentes registrados en el evento podrían ejercer el rol de anfitrión.
Solicitantes: aquí también debes escoger uno o más roles que van a tener la posibilidad de solicitar reunión al rol de anfitrión configurado en el paso anterior, o la opción preconfigurada "Todos" para que todos los asistentes puedan solicitar reuniones.

IMPORTANTE❗La fecha, hora de inicio y fin, anfitriones y solicitantes no se podrán modificar una vez creada la sesión de meetings

Nº de reuniones 🔢 : señala la cantidad máxima de reuniones que quieres permitir a los asistentes durante esta sesión. Debe tener relación con la hora de inicio y fin, y la duración de los slots de reunión.
Tiempo de pausa entre reunión y reunión ⏳: puedes habilitar la posibilidad de unos minutos de pausa entre reunión y reunión. Para ello, activa el switch e indica el tiempo.
Reuniones por videollamada: para eventos online o híbridos 💻, debes activar esta opción. En el caso de eventos presenciales, no haría falta.
Limitar a una única reunión entre miembros de dos expositores (Solo admin)

Apartado "Preferencias de reunion"

Preferencias de reunión: activa el switch para habilitar la solicitud de preferencias en la sesión. Esta activación es fundamental para crear la sesión con preferencias.
El anfitrión deberá aceptar las preferencias marcadas
Habilitar blocklist de asistentes

Apartado "Configuración de usuario"

Aquí activas unas pestañas que se van a ver dentro de la sesión en la App o en la Web para que el asistente pueda gestionar sus reuniones.

Activa la sección "Solicitar reuniones" 💐: en esta sección los asistentes pueden visualizar los perfiles de todos los asistentes a los cuales y enviar la solicitud de interés de reunión.
Activa la sección "Mis peticiones" 🎁 para que el asistente pueda ver qué perfiles han mostrado interés en él y así poder detectar desde la organización si el interés de reunión es mutuo para la herramienta le de más prioridad a la hora de confeccionar la agenda de reuniones.
Activa la sección "Mi agenda de reuniones" 📋 : aquí el asistente puede no solo ver las reuniones que han sido confirmadas sino acceder a las mismas una vez llegue el día y la hora.
Permitir bloquear huecos a los asistentes 📵: esta funcionalidad permite a los asistentes bloquear ciertos slots de tiempo para que no le puedan solicitar reunión.
Destacar organización del asistente
Permitir a los asistentes descargar su agenda: Los asistentes pueden descargar su genda de reuniones en formato PDF

Apartado "Reglas de Matchmaking"

Mostrar sugerencias en el evento virtual: activa esta función y crea las reglas para sugerir a los asistentes reunirse con ciertos roles o grupos de asistentes + info 👉 ¿Qué son las Meetings 1to1 con Sugerencias?

3. Por último, debes hacer click en el botón "Crear sesión".

Aquí, puedes editar algunas configuraciones ⚙️de la sesión, asignar mesas a los anfitriones (útil únicamente en los eventos presenciales), eliminar 🗑️ la sesión y ordenarla entre las demás sesiones con el botón de los "6 puntitos" a la izquierda (es un botón de tipo arrastrar y soltar🔃).

PARTE 2: Gestión de la publicación de agendas

En esta segunda parte, puedes:

Visualizar los intereses marcados
Hacer que el Event Management Software de Meetmaps genere automáticamente una propuesta de agenda de reuniones para los asistentes
Hacer las modificaciones oportunas, validarla y publicar la agenda a los asistentes en el momento adecuado.

¿Cómo visualizar los intereses que han marcado los asistentes?

A medida que los asistentes vayan seleccionando intereses en la sesión de Meetings 1to1 con preferencias que has creado, vas a visualizar sus elecciones en el apartado del menú lateral Matchmaking, la pestaña "Preferencias de Reunión".

La lectura de la tabla se realiza siempre desde la perspectiva del anfitrión. El número de celdas en su columna coincide exactamente con el número de reuniones configuradas para la sesión (por ejemplo, 8 celdas para 8 reuniones), las cuales se deben generar en su totalidad.

¿Cómo hacerlo? Lo primero es identificar los 4 tipos de preferencias y saber cómo distinguirlas en función de los símbolos que aparecen en la celda:

Match 🔃: cuando ambos asistentes han indicado que tienen interés en reunirse mutuamente. Siempre aparece arriba de todo porque son de más nivel y por tanto se priorizarán.
Solicitadas por el anfitrión ➡️: estas son las preferencias de reunión que ha marcado el asistente que encabeza la columna, pero que no ha coincidido con el otro asistente.
Solicitadas por el otro asistente ⬅️: pero no por el anfitrión que encabeza la columna, por lo que tampoco ha habido coincidencia.
Creadas por el organizador 👤: como organizador del evento, también puedes marcar una preferencia de reunión para el anfitrión que encabeza la columna de la tabla porque quizá tienes claro que habrá dos personas que les interesará reunirse entre sí y no lo han marcado por ellos mismos.

NOTA 🗒️: Para marcar reuniones como organizador, puedes hacer click al botón Acciones que aparece arriba a la derecha y hacer click en la opción Añadir preferencias de reunión. También lo puedes hacer directamente haciendo click en algún slot vacío de la tabla. Ambos pasos generan la misma ventana pop-up donde podrás seleccionar el Anfitrión (solo uno) y los Solicitantes (múltiples) desde el desplegable:

Una vez hayas añadido manualmente las reuniones, y sea la fecha que has comunicado a los asistentes para marcar sus intereses, harás click en el botón superior derecho de Matchmaking > Aceptar.

¿Qué implica esta acción de Matchmaking? Básicamente, rellena los huecos que quedaban vacíos en la tabla previa de intereses de reuniones y crea propuestas de reunión de forma aleatoria. Los podrás distinguir porque llevarán el símbolo 🔄y si pones el cursor encima verás que pone "creado aleatoriamente".

¿Qué sucede a continuación? Vas a ver una propuesta de reuniones para los asistentes:

IMPORTANTE ❗ Esta vista ofrece una visión de quién se reúne con quién basado en la información introducida por los propios usuarios, el organizador o el sistema. Aún no es una agenda de reuniones y tampoco está publicada.

Si hubiera que eliminar alguna de las reuniones que se hubieran propuesto a través del matchmaking, haz click sobre la reunión y encontrarás la opción para hacerlo.

¿Y ahora? Cuando revises que está todo correcto, es el momento de: ASIGNAR HORARIOS para generar la agenda de cada asistente. Para hacerlo, haz click en el botón superior azul "Asignar horarios" y deberás volver hacer click en el botón Asignar horarios en la ventana pop-up.

NOTA🗒️: puedes elegir que esta agenda no sea definitiva y hacer que los los anfitriones deban aceptar o rechazar la reunión. Aquí no se trata de imponer sino de proponer reuniones que resulten de interés para ambas partes 👌. Si no activas el switch, será una agenda con reuniones cerradas.

Al hacer click en "Asignar horarios", se crearán las reuniones en las franjas disponibles y se te confirmará el número total de reuniones con horarios generados. Ya casi está listo.

NOTA 🗒️: en la pestaña TABLA DE REUNIONES podrás elegir la vista que mejor te facilite la lectura de la tabla de reuniones. Por ello, podrás elegir cómo visualizar a los anfitriones (encabezan las columnas): por el nombre de persona, por el nombre de la organización, o por persona y organización.

¿Qué más queda? Solo un último paso: dirígete a la pestaña "Tabla de Reuniones" y PUBLICA LA AGENDA 💪.

Al publicar la agenda, los asistentes verán en la sección "Mis reuniones" de la sesión de Meetings 1to1 las reuniones que se han generado a partir de sus propias preferencias.

IMPORTANTE ❗ cuando publiques la agenda, sugerimos edites la sesión y cierres el switch de Preferencias de reunión. De esta manera, los asistentes no podrán continuar indicando preferencias de reunión fuera de término, dado que la agenda ya ha sido publicada con la información recibida hasta entonces.

En resumen

Con la opción de Meetings 1to1 con Preferencias 👑 tienes la oportunidad de conocer los intereses de los asistentes y proponerles reuniones garantizando la calidad de estas. Consta de 3 partes:

1. Crear la sesión para que los asistentes marquen estos intereses ☑️ hasta una fecha determinada.

2. Generar el matchmaking 🔄y asignar horarios para que las reuniones cuadren en horarios disponibles tanto para el anfitrión como para el solicitante.

3. Publicar 📆 la agenda.