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Aprende qué necesitas para confeccionar una factura y enviarla a los asistentes que compran entradas en el formulario de registro
Available for these licenses:
Access Enterprise
Suite Enterprise
Al momento de completar un formulario de inscripción donde los asistentes adquieren entradas para asistir a tu evento, puedes ofrecerles la opción de recibir la factura correspondiente por su compra.
NOTA 🗒️: Aquí unos artículos de configuraciones útiles 👉
Configuración
En Registro > Facturas > Configuración hay 2 secciones:
- Generales
- Datos del emisor de la factura
Generales
- Permitir solicitar facturas al comprar entrada: en el momento de comprar la entrada, asistente tiene la opción de solicitar una factura.
- Obligatorio solicitar factura: en el momento de comprar la entrada, asistente tiene que obligatoriamente solicitar la factura.
IMPORTANTE ❗Las facturas solo se generan para registros hechos después de activar el switch de facturación. Los registros anteriores no se pueden facturar.
Datos del emisor de la factura
En esta sección, añade la información de tu organización como emisora de la factura:
- Concepto
- Nombre del emisor
- CIF
- Logo: Es opcional
- Dirección
- Código postal
- Ciudad
- Email: este correo figura en la factura y sirve como contacto para consultas de facturación eventuales.
- Prefijo factura: puedes escoger una numeración genérica, como 001- o 034, o iniciales.
Email para enviar la factura
En Emails > Automatización de emails ve a la sección de Acciones de emails. Encuentra el momento de envío de “Al enviar una factura”. Haz click en los tres puntitos > personalizar.
Al terminar de personalizar la plantilla haz click en “Editar email”. Esto asigna automáticamente el email a la acción de envío.
NOTA 🗒️: También es posible crear/editar una plantilla y colocar manualmente un botón con la variable { {user_invoice_url} } (sin espacios entre corchetes).
Luego de crear la plantilla asóciala al momento de envío “Al enviar una factura” en Emails > Automatización de Emails.
IMPORTANTE❗
- Este email es el mismo para el envío de la factura inicial de compra y la factura rectificativa (al realizar un reembolso del 100%).
- el idioma de las facturas enviadas (en formato PDF) es siempre en inglés.
Cómo el asistente solicita la factura en el Formulario de registro
En el formulario de registro > 2. Compra de entradas
Al marcar el checkbox “Solicitar factura” se muestran los campos a completar por el asistente.
NOTA 📃: Una persona puede inscribir a varios compañeros. Cada registro debe usar el correo corporativo del asistente, pero la factura puede emitirse a nombre de la empresa si se ingresan sus datos.
Operativa
Fase 1: registro con compra de entrada y generación de factura automática
Tras la compra de la entrada, en Facturas > Facturas se genera el registro con una factura en estado “Generada”.
Fase 2: envío de las facturas
La factura se puede enviar individualmente haciendo click en el icono de Email 📎o todas a la vez si se hace click en "Enviar facturas".
También es posible descargar las facturas individualmente con el botón de descarga ⏬, en formato .pdf.
NOTA 📃: todas las facturas discriminan el 21% de IVA. Contacta a Meetmaps si quieres modificar el %.
Al enviarse, las facturas cambian de estado “Generada” a “Enviada” .
NOTA 🗒️: Si deseas hacer una devolución, contacta con Meetmaps porque solo es posible tramitarla por un miembro de nuestro equipo. Podrás encontrar una factura de devolución en el apartado de facturas.
+ info👉¿Cómo realizar un reembolso (devolución) de un pago y cuál es su funcionamiento?
Vista diseño de la factura
El asistente ve los siguientes apartados:
- Información del emisor de la factura: logo, nombre de empresa, email administrativo de contacto, CIF, dirección, ciudad, código postal
- Información del destinatario: CIF, nombre, email de referencia, dirección, código postal, ciudad, provincia, país
- Referencias de la factura: evento, concepto, número de factura (con prefijo), fecha de factura
- Referencias del asistente vinculado a la factura: nombre y apellido, email
- Descripción: tipo de entrada adquirida, discriminación del 21% de IVA
- Productos: Sí se compró un producto, este también aparecerá en la factura.
