Guía de la gestión durante un evento en directo

En este artículo te compartimos buenas prácticas, tips y recomendaciones para facilitarte la gestión del evento

Sabemos que el día del evento necesitarás tener todo bajo control para que el proyecto sea un éxito 😍. Para acompañarte, hemos compilado una serie de tips para ayudarte a gestionar las dudas más frecuentes de tus asistentes 💪.

¿Cómo puede un asistente ponerse en contacto contigo?

1. Ícono de Mensajes en la pestaña de Networking:

Especialmente útil si has creado un perfil Help Desk en este apartado dentro del evento para facilitar la comunicación con tus asistentes. Cuando un usuario haga click en el botón de Mensajes de tu perfil Help Desk para escribirte un mensaje, podrás responderle directamente a través del Chat.

RECUERDA 📣: deberás iniciar sesión con el usuario de Help Desk que hayas registrado en el evento, para poder responder desde el mismo usuario 👉 ¿Cómo ofrecer asistencia a los asistentes del evento?

2. Escribiendo un mensaje en la sección de Contacto del evento:

En ese caso, todos los administradores del panel o dashboard del proyecto recibirán una notificación por correo electrónico con la referencia del nuevo mensaje del asistente. Este mensaje deberá ser respondido a través del correo electrónico de los administradores o del asignado para estas comunicaciones como un nuevo email. En el mensaje enviado por el asistente encontrarás toda su información de contacto para poder gestionar la respuesta adecuadamente 👉 ¿Qué es el módulo de Contacto y para qué sirve?

En la pestaña principal:

Desde "Contacta con la organización" haciendo click en el propio usuario:

GESTIONES FRECUENTES:

Dificultades de acceso al evento:

Si un asistente se pone en contacto contigo diciendo que no puede acceder al evento, tanto en la app como en la web (RECUERDA 💡es el mismo código de acceso en la web y en la app):

1. En primer lugar, asegúrate de que están introduciendo el correo electrónico que está registrado en el apartado de Lista de asistentes. Por ejemplo: si estoy registrado con el usuario soporte@meetmaps.com e intento acceder con julio@meetmaps.com, no podré acceder al evento, ya que el usuario de Julio no está autorizado a participar del evento.


2. También debes verificar que la dirección de correo electrónico registrada ha sido escrita correctamente en la Lista de asistentes. Si no es así, recomendamos registrarlos manualmente 👉 ¿Cómo puedo registrar manualmente a un usuario?, ya que el usuario no podrá acceder al correo incorrecto donde se han enviado sus credenciales, por lo que es un registro inhabilitado a los fines del evento y por eso deberás generar un registro nuevo introduciendo los datos correctos.           

3. Recomendar a los asistentes que cambien sus códigos de acceso. Pueden hacerlo en la misma página a la que intentan acceder:

Web


App (en la primera pantalla deberán introducir su usuario y en la siguiente es donde deberán introducir el código personal, o restablecerlo)
            
                  


4. También puede compartir con ellos el enlace para restaurar el código de acceso del evento. Este enlace lo obtienes haciendo click tú mismo en el botón "Cambiar código".


5. Por último, puedes cambiar su código de acceso manualmente desde el panel de control: Lista de asistentes > Buscar al asistente > Marcar su casilla de verificación > Cambiar contraseña > Aceptar 👉 ¿Cómo modificar el código de acceso?

IMPORTANTE❗: tendrás que informar al asistente de cuál es su nuevo código de acceso.


Navegador 💻:

Siempre recomendamos utilizar Google Chrome. Es la única plataforma que está 100% actualizada y optimizada, a día de hoy, en el mercado.

Aplicación 📲 Eventsbox by Meetmaps:

Estos son los enlaces de la app, por si algún asistente quiere descargarse la versión app del evento en su dispositivo móvil.

Una vez descargada la aplicación, el asistente deberá introducir el nombre de usuario (dirección de correo electrónico registrada) y el código de acceso al evento asignado y comunicado vía email, es decir, sus credenciales de acceso. A continuación, encontrarán el evento, y pulsando sobre la imagen del mismo, accederán a su contenido.

Problemas de audio/vídeo 📽️:

Comprueba primero el navegador que están utilizando. El recomendado es Google Chrome.

Por otro lado, confirma hayan dado los permisos de audio y vídeo en su ordenador, ya que muchas veces están bloqueados, y si existe otro dispositivo de audio 🗣️ vinculado diferente al que se está utilizando.

Meetings 1to1 👥:

Los asistentes pueden solicitar reuniones al resto de usuarios, según la configuración que hayas propuesto en el evento (todos/todos, con roles, con miembros de stand). Esa solicitud debe ser aceptada o rechazada por el que recibe la invitación 👉 Guía Meetings 1to1 (desde el punto de vista del usuario)
Una vez aceptada, en el momento de la reunión, se generará el enlace para que ambos puedan acceder a la videollamada 📞 (no antes). Justo antes de acceder a la videollamada, tendrán que:

  1. Desconectar otros sistemas de videollamada (Zoom, Teams, Skype, etc)
  2. Dar permiso para utilizar el audio y el vídeo
  3. Utilizar Chrome
  4. Desconectar Adblock

Ya lo tienes todo controlado para triunfar 😎, go-go-go!