Cómo gestionar una lista de espera usando la "Validación de inscripciones" en el formulario de registro

Usa la función de "Validar inscripciones" como un sistema avanzado para gestionar una lista de espera manual

Contexto

• Quieres que en tu evento se inscriban más asistentes de los que finalmente asistirán.
• Es posible que haya asistentes que tras confirmar asistencia, después ya no pueden asistir.
• Quieres tener un control total sobre los inscritos.

Para ello, configura un formulario de registro con "Validación de asistentes":

Paso 1: Activar la Validación de Inscripciones

1. En Registro > Formulario de Registro > Configuración activa el switch de "Validar inscripciones".

Paso 2: Configurar los Emails automáticos

En Emails > Automatización de Emails es fundamental que prepares tres tipos de emails automáticos para gestionar la comunicación con los asistentes en cada etapa:

1. Email al Inscribirse (Solicitud recibida):

   • Cuándo se envía: Inmediatamente después de que alguien completa el formulario.

   • Mensaje clave: Informa al usuario que su solicitud se ha recibido y que está pendiente de aprobación.

     Ejemplo: "Hemos recibido correctamente tu solicitud de inscripción. En breve, te confirmaremos si tu plaza ha sido validada."

2. Email al Validar (Confirmación de plaza):

   • Cuándo se envía: Cuando tú (el organizador) apruebas manualmente al asistente.

   • Mensaje clave: Confirma que el asistente tiene su plaza.

     Ejemplo: "¡Tu registro se ha completado correctamente! Ya tienes tu plaza para el evento."

3. Email al Rechazar (Baja o cancelación):

   • Cuándo se envía: Cuando tú (el organizador) rechazas la inscripción.

   • Mensaje clave: Informa que la inscripción ha sido cancelada o no aceptada.

     Ejemplo: "Tu solicitud de registro ha sido dada de baja."

Funcionamiento y Flujo de Gestión 🔀

Veamos un ejemplo de un evento con un límite de 150 plazas.

Fase 1: Se llena el aforo (Asistentes 1 al 150)

1. Los primeros 150 asistentes se inscriben.

2. Todos ellos reciben automáticamente el email de "Al Inscribirse" (solicitud recibida).

3. Tú, como organizador, ves sus registros como "Pendientes" y los vas Validando manualmente.

4. Cada asistente que validas recibe el email de "Al Validar" (plaza confirmada).

5. En este punto, tienes 150 asistentes validados y tu aforo está completo.

Fase 2: Inicia la Lista de Espera (Asistente 151 en adelante)

1. El asistente número 151 se inscribe.

2. Recibe el email de "Al Inscribirse" (solicitud recibida).

3. Tú ves su registro como "Pendiente", pero como el aforo está lleno, NO lo validas.

4. Esta persona (y todas las siguientes) quedan en estado "Pendiente". Esta es tu lista de espera. No recibirán el email de "Al Validar" hasta que no les des plaza.

Fase 3: Gestión de una Cancelación

1. Uno de tus 150 asistentes validados te contacta (por ejemplo, por email) para informarte que ya no puede asistir.

2. Buscas a este asistente en tu listado y seleccionas la opción de Rechazar su inscripción.

3. Automáticamente, este asistente recibe el email de "Al Rechazar" (baja confirmada).

4. En este momento, se ha liberado una plaza. Tu aforo es ahora de 149/150.

Fase 4: Asignar la plaza libre

1. Vas a tu listado de asistentes en estado "Pendiente" (tu lista de espera).

2. Eliges al siguiente asistente de la lista y haces clic en Validar.

3. Este asistente de la lista de espera recibe ahora el email de "Al Validar" (plaza confirmada).

4. Tu aforo vuelve a estar completo con 150 asistentes validados.