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Descubre cómo podrán indicar los asistentes sus intereses de reunión a través del matchmaking con preferencias
Si previamente has configurado una sesión de Meetings 1to1 con Preferencias 👑 sabrás que consta de 2 partes (¿no recuerdas cómo se crean las reuniones con preferencias? Te damos una pista 👉aquí):
Primera parte:
El asistente accede a la sesión de Meetings 1to1 y selecciona los perfiles de asistentes con los que le interesaría reunirse desde la pestaña "Mis intereses". En este punto, el asistente simplemente hace click en el botón "Me interesa", si quisiera que el organizador concierte una reunión con dicho perfil, y también podría desmarcarlo haciendo click en el botón "Quitar interés", en el caso de haber cambiado de parecer.
HEY📢! como organizador, será importante que comuniques a los asistentes que podrán indicar sus intereses hasta una fecha concreta y determinada. Esto ayudará a que consigas gestionar las reuniones de forma organizada y eficaz.
Puedes utilizar el apartado de instrucciones para dar esta información.
En la pestaña "Interesados en mí" los asistentes encontrarán los perfiles de aquellos asistentes que han indicado que les interesaría reunirse con ellos. De este modo, se incentiva que hayan coincidencias 😜. En caso que haya doble interés en reunión, el organizador lo podrá ver en el dashboard y las podrá priorizar para generar la agenda.
Hasta que no finalice el plazo para marcar los intereses y el organizador publique la agenda definitiva, no habrán reuniones en la pestaña "Mi agenda de reuniones".
Bloquear horarios 📵: si has activado la opción al momento de configurar la sesión, el asistente podrá bloquear ciertos slots de la sesión para que no se generen reuniones en esos huecos.
Segunda parte:
Una vez cerrado el plazo para marcar las preferencias, el organizador podrá asignar horarios y publicará la agenda definitiva. Al publicar la agenda, el asistente verá en la pestaña "Mi agenda de reuniones" su agenda de reuniones sin que haya tenido que hacer prácticamente nada, solo manifestar los intereses de reunión para que el organizador las solicite por él 😜.
En caso que algún usuario haya bloqueado slots en su agenda, las reuniones se han agendado teniendo en cuenta su disponibilidad.
RECUERDA 💡: Cuando publiques la agenda, deberás cerrar el switch de Preferencias de reunión. De esta manera, los asistentes no podrán continuar indicando preferencias de reunión fuera de término, dado que la agenda ya ha sido publicada con la información recibida hasta entonces.
Al cerrar el switch, las pestañas de la sesión cambiarán de nombre: pasan de "Mis intereses", "Interesados en mí" y "Mi agenda de reuniones" a llamarse "Solicitar reuniones", "Mis solicitudes" y "Mi agenda de reuniones".
Si en la configuración de la sesión has indicado la posibilidad de que los usuarios tengan la opción de aceptar o rechazar las solicitudes recibidas y por tanto, no sea una agenda definitiva, el asistente podrá gestionarlo a través de la pestaña "Mis solicitudes" de la sesión de Meetings 1to1 con Preferencias 👑.
En esta sección, también podrá hacer seguimiento del estado de las solicitudes enviadas como resultado del proceso de matchmaking: Pendiente o Aceptada.
Cuando una solicitud de reunión es rechazada el asistente recibe una notificación automática informándole que esa franja horaria queda liberada para que pueda gestionarla y solicitar reunión a otro asistente. En ese caso, podrá hacerlo desde la pestaña "Solicitar reuniones".
En cuanto las solicitudes sean aceptadas, tanto las recibidas como las enviadas, cuando llegue el día y la hora de la reunión, los asistentes podrán acceder a la sala de reunión desde la pestaña "Mi agenda de reuniones".
¿Cuál es la mayor ventaja de crear sesiones de Meetings 1to1 con Preferencias 👑? Con esta configuración conoces los perfiles con los que los asistentes querrían reunirse y cuadras fácilmente sus horarios, sin que el asistente deba preocuparse por solicitar reuniones procurando hacerlo en los horarios disponibles, además también le evitas pasar por el momento de solicitar reunión a puerta fría y le entregas la agenda ya hecha, rompiendo así el hielo. Simplemente, gestionas los horarios y propones reuniones basándote en sus intereses. Esta modalidad garantiza la mayor cantidad de reuniones de calidad para los asistentes, y esto, te interesa🚀.